Boekhouding

Kwartaal
Boekjaren beheren
Met Check docs tel je eerst wat er nieuw is in Billtobox en de OneDrive-map, daarna lees je het in met voortgang per sectie.
Kwartaaloverzicht
Resultaat van de matcher op wat nu in de database staat (Visa, zichtrekening, documenten, afpunting).
Kies een kwartaal.
Visa-lijnen
Per lijn het gekoppelde document met details en Openen (OneDrive, nieuw tabblad). Ander document koppelen, geen ticket ontvangen of privé (terug te storten).
Laden...
Zichtrekening
Uitgaande posten per categorie; wat geen document nodig heeft staat dicht.
Laden...
Te beslissen
Alles wat nog niet verklaard is. Voor documenten: ten laste van (firma / privé / te vragen aan de boekhouder) los van betaald met (firma / privé). Firma + privé betaald = onkostennota; privé + firma betaald = terugstorten.
Laden...
Van boven naar onder. Elke stap toont of hij klaar is; je kan altijd terug.
1Splitsen en hernoemen naar 02
Kopieën van de bestanden in 01 Te verwerken met een duidelijke naam (JJJJ-MM-DD Leverancier bedrag.pdf); een Amazon-PDF met meerdere facturen wordt gesplitst. De originelen blijven in 01. Eerst het voorbeeld (schrijft niets); daarna Kopiëren naar 02. Er wordt nooit iets overschreven: wat al gekopieerd is, slaat de app over. Pas een naam aan met "Naam aanpassen" (geldt ook voor onkostennota en overschrijvingen).
2Opladen in Billtobox
Laad de bestanden uit 02 op in Billtobox en klik daarna bovenaan op Check docs (haalt ook Billtobox op). De Upload-controle hoort dan groen te zijn.
3Onkostennota
kWh uit het maandelijks rapport per mail (wordt meteen bewaard; op de onkostennota als "Auto laden" en "Kosten electriciteit", laatste dag van de maand). De documenten "ten laste firma, privé betaald" komen erbij.
Laden...
Documenten op de onkostennota
Laden...
4Overschrijvingen
Wat tussen privé en 4See overgeschreven moet worden. Kopieer de omschrijving in je overschrijving en vink af wat gebeurd is. De route kies je in Te beslissen (of hier met "Naar onkostennota").
Laden...
5Overzicht maken
Maakt in de map Overzicht van het kwartaal: de Excel voor de boekhouder (bladen Visa en Rekening, met Wat, Deelfactuur, Documentnr. Billtobox en Opmerking), de interne Excel en de onkostennota (PDF, ook als kopie in 02). Maak het pas als Billtobox alles verwerkt heeft (anders ontbreken documentnummers). Telkens met dezelfde naam: de nieuwe versie vervangt de vorige (OneDrive bewaart de versiegeschiedenis).
Wat per leverancier
Vrije omschrijving van de kost in de Excel; één keer ingeven, de app onthoudt het per leverancier. "voorstel" = door de AI, nog niet nagekeken.
In de map Overzicht
Laden...
6Vragen voor de dossierbeheerder
Automatisch: wat je naar de boekhouder doorschoof en dubbels in Billtobox. Plus eigen vragen. Status open, gesteld of beantwoord, met het antwoord.
Laden...
Mailtekst (open vragen)
Pas de tekst gerust aan voor je kopieert; na het versturen zet je ze op "gesteld".
7Verzonden
Doe eerst Check docs (haalt Billtobox op). De app verplaatst dan enkel wat aantoonbaar in Billtobox staat: de kopie uit 02 naar 03 Verzonden en het origineel uit 01 naar 03 Verzonden/Originelen. Nooit verwijderen; wat nog niet in Billtobox staat, blijft staan.
Te betalen
Aankoopfacturen met een betaaltermijn die nog niet betaald zijn, over alle kwartalen heen: uit Billtobox (vervaldatum + betaalstatus) en uit de documenten in OneDrive (vervaldatum op het document). Betaald = Billtobox zegt betaald, of de factuur is gekoppeld aan een betaling op de rekening of de Visa. Al betaald maar nog niet zichtbaar, of betwist (creditnota verwacht)? Duid het aan: dan krijg je er geen herinneringen meer voor. Hoe dichter bij de vervaldag, hoe dringender (rood = vervallen).
Laden...
Docs
Wat binnenkwam, over alle kwartalen heen: Peppol-facturen in Billtobox (laatste 90 dagen) en de documenten in 01 Te verwerken. Nieuw = nog niet betaald en nog niet als gezien aangeduid. Een document in 01 is verwerkt zodra het gekoppeld is aan een betaling op de Visa of de rekening, er een beslissing over is in Te beslissen, of Billtobox het als betaald toont. Ontbreekt = betalingen op de Visa of de rekening waar nog geen document bij gevonden is (per kwartaal, vanaf de eerste ingelezen Visa-staat); met Beslissen spring je naar Te beslissen van dat kwartaal. Bij een nieuwe Peppol-factuur krijg je ook een melding in de bel. Billtobox en OneDrive worden gelezen met Check docs en op rustige momenten door de achtergrondcontrole.
Laden...
Upload-controle
Staat elk document van dit kwartaal ook in Billtobox? (op nummer, of bedrag + datum)
Laden...
Handleiding: een kwartaal afsluiten

De volgorde zoals een kwartaal in de praktijk verloopt (de stappen in de tab Afsluiten staan erbij).

  1. Check docs (bovenaan): zet de stukken in 01 Te verwerken en de afschriften (Visa-staat + bank-CSV) in Afschriften; Check docs leest ze in en haalt Billtobox op.
  2. Visa, Zichtrekening, Te beslissen: beslis wat niet automatisch gekoppeld is (elke beslissing is ongedaan te maken). Bij "ten laste firma, privé betaald" kies je terugbetalen via onkostennota (kasticket, privénaam) of overschrijving (factuur op naam van 4See). Btw-ticket + kaartbon: "hoort bij" → ze gaan samen als één PDF.
  3. Stap 1 Kopiëren naar 02: voorbeeld bekijken (namen JJJJ-MM-DD Leverancier bedrag.pdf, Amazon-PDF's gesplitst), dan kopiëren.
  4. Stap 2 Opladen: de bestanden uit 02 in Billtobox opladen, daarna Check docs. Wacht tot Billtobox alles verwerkt heeft: de Upload-controle (en stap 2) hoort groen te zijn.
  5. Stap 3 kWh per maand invullen (0 = geen) en Bewaren. Stap 4 Overschrijvingen: alles in één keer overschrijven, de onkostennota inbegrepen (klik op een omschrijving = kopiëren). Daarna het afschrift (CSV) erbij in Afschriften van dit kwartaal + Check docs → de app vinkt ze zelf af.
  6. Stap 5 Wat per leverancier (Tonen): per factuur de omschrijving nakijken (voorstel uit de inhoud van de factuur) en de Bestemming (eigen gebruik / doorgefactureerd aan … / doorverkoop). Een wijziging wordt bewaard zodra je het veld verlaat; "ook nagekeken tonen" laat alles terugzien.
  7. Stap 5 Overzicht maken: Excel boekhouder (tabbladen Visa + Rekening, met Documentnr. Billtobox en Opmerking), Excel intern en onkostennota in Overzicht; de onkostennota komt ook in 02 → opladen in Billtobox. Opnieuw maken mag altijd: de nieuwe versie vervangt de vorige.
  8. Stap 6 Vragen: mailtekst kopiëren, samen met de Excel naar de dossierbeheerder sturen, dan "op gesteld zetten". Antwoorden noteer je later bij de vraag.
  9. Stap 7 Verzonden: als alles (ook de onkostennota) in Billtobox staat. Kopieën gaan van 02 naar 03 Verzonden, originelen naar 03 Verzonden/Originelen; 01 en 02 zijn daarna leeg.

Goed om te weten

  • De app verwijdert nooit iets in OneDrive en overschrijft enkel zijn eigen bestanden in Overzicht en de onkostennota in 02.
  • Alles start met een knop, met één uitzondering: Te betalen. Wanneer je niet in de app werkt (30 min rust, hoogstens om de 4 uur, 7-22 u) doet de app zelf een Check docs en meldt in de bel welke facturen vervallen: 5 dagen vooraf, 2 dagen vooraf (dringender) en op de vervaldag (dringend); elke maandag ook 'rekeningafschrift ophalen'. Ook een nieuwe Peppol-factuur komt in de bel (tab Docs, de eerste tab: Peppol-facturen + wat in 01 Te verwerken staat, alle kwartalen, met 'nieuw' tot het betaald of gezien is). De app wijzigt daarbij niets in OneDrive. Langlopende knoppen (kopiëren, verzonden) tonen een teller; even geduld.
  • Vaste termen: een restaurant is altijd "Restaurantkost"; de AI hergebruikt de omschrijvingen die je al bevestigde.
  • Betalingen voor dit kwartaal die pas later gebeuren (overschrijvingen, onkostennota) horen bij dit kwartaal: zet het afschrift gewoon in Afschriften van dit kwartaal.
  • Zelf een bestand verplaatsen mag: Check docs volgt het. Submappen van Overzicht (bv. BU) worden niet gelezen.
  • Nieuw boekjaar (mappen Q1–Q4): Instellingen > Boekhouding.